Monitoring, czyli nagrywanie obrazu (lub dźwięku) za pomocą kamer, jest legalny pod warunkiem spełnienia określonych wymogów prawnych. W Polsce zasady dotyczące monitoringu regulują m.in. Kodeks pracy, Kodeks cywilny, Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) oraz przepisy szczególne, jak np. Ustawa o ochronie osób i mienia. Oto najważniejsze zasady:
1. Cel przetwarzania danych
Monitoring może być stosowany, jeśli istnieje uzasadniony cel, np.:
• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub mienia,
• ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa,
• zapewnienie porządku publicznego,
• potrzeby dowodowe (np. w razie przestępstw).
RODO wymaga, by cel był jasno określony i proporcjonalny.
2. Zakres monitoringu
Monitoring nie może być stosowany wszędzie. Są miejsca, gdzie nagrywanie jest zakazane lub ograniczone, np.:
• pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie (chyba że wyjątkowo istnieje uzasadniony cel i nie narusza to godności osób),
• miejsca prywatne, jak mieszkania czy domy sąsiadów.
W pracy monitoring musi być ograniczony do obszarów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
3. Informowanie o monitoringu
Osoby objęte monitoringiem muszą być o tym poinformowane. Pracodawca lub administrator:
• powinien umieścić oznaczenia (np. znaki “teren monitorowany”),
• musi poinformować pracowników o monitoringu na piśmie (np. w regulaminie pracy) z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
4. Ochrona prywatności
Nagrania powinny być przechowywane przez możliwie najkrótszy czas, zazwyczaj do 3 miesięcy, chyba że są potrzebne jako dowód w sprawie. Ponadto:
• osoby nagrywane mają prawo dostępu do swoich danych,
• monitoring nie może naruszać prawa do prywatności (np. przez śledzenie poza uzasadnionymi celami).
5. Przetwarzanie danych zgodnie z RODO
Nagrania monitoringu stanowią dane osobowe, jeśli pozwalają na identyfikację osób. W związku z tym:
• administrator monitoringu musi zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa,
• obowiązują zasady minimalizacji danych (nagrywać należy tylko to, co konieczne),
• osoby objęte monitoringiem mogą składać wnioski o dostęp do nagrań, ich usunięcie lub sprostowanie.
6. Kiedy monitoring jest niedozwolony?
Monitoring jest nielegalny, jeśli:
• nie ma uzasadnienia (np. służy wyłącznie inwigilacji),
• jest prowadzony w sposób naruszający prywatność (np. w miejscach intymnych),
• nie ma odpowiednich informacji dla osób nagrywanych,
• narusza przepisy RODO lub innych ustaw.
W przypadku naruszeń osoba nagrywana może zgłosić sprawę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) lub wystąpić na drogę sądową, np. o naruszenie dóbr osobistych.